Organizar un evento es una tarea compleja que requiere del entendimiento y la profesionalidad de todos y cada una de las personas que participan en su producción y su desarrollo, tanto por parte de la empresa que lo organiza como de la empresa que lo celebra, No es lo mismo una exposición de arte, que una conferencia, que una celebración corporativa.
Por eso es muy importante contar con especialistas en cada materia en función de la “personalidad” del evento que se va a realizar.
Siempre va a ser necesario contar con personal capacitado en las áreas de:
- Logística. Responsables de elementos como el lugar de celebración, las pantallas para realizar proyecciones, el equipo de sonido, las sillas y mesas, y cualquier material/licencias necesarias según las especificaciones del evento
- Comunicación. Responsables de la difusión del evento a través de notas de pensa, redes sociales, medios de comunicación, contacto directo con los asistentes, y cualquier otro medio publicitario necesario a tal fi
- Marketing. Equipo encargado de llevar a cabo todas y cada una de las acciones necesarias para darle cuerpo; webs, publicidad, redacción de discursos, creatividades, estrategias a desarrollar, etc. Serán los responsables de que tu evento tenga visibilidad antes, durante y después de su celebración.
- Sonido e Iluminación. Técnicos encargados de que la puesta en escena sea perfecta.
- Coordinación. El responsable de que todos los aspectos del evento y la toma las decisiones importantes coordinadas con el equipo del evento y la dirección de la empresa o los organizadores.
Según el tipo de evento que tengamos en mente, también puede ser necesario contar con:
- Patrocinadores. A veces, la “idea” que tenemos para llevar a cabo un evento puede resultar mucho más grande que nuestras posibilidades económicas, para ello por eso una manera de hacerla realidad en la dimensión que queremos es buscar patrocinadores , y debe haber una persona encargada de contactar con las empresas que se adapten a la idiosincrasia del evento ,(marcas deportivas y bebidas energéticas para carreras o competiciones, marcas de alimentos para eventos de carácter gastronómico, etc..)
- Catering. En el caso en que se sirvan comidas y bebidas durante el evento, debe haber una persona encargada que contemple todos los aspectos importantes como hora del servicio (no es lo mismo un brunch, que una comida, una cena, etc), alergias, protocolos, tipo de bebidas que se van a servir (espirituosas, tipos de vinos, cervezas, refrescos, etc..) y sobretodo controlar que el personal encargado de servir el ágape sea especialista, no es lo mismo un chef o un camarero de eventos que el mismo personal para un restaurante.
- Seguridad. ¿Cuanta gente va a asistir a tu evento?. Si la respuesta en que esperas recibir un gran número es necesario contar con profesionales del sector para evitar cualquier incidente. Control de accesos, etc…
- Azafat@s. Si va a ver alguien para recibir y ubicar a los asistentes, azafat@s que estén a disposición de cualquier requerimiento que puedan necesitar los asistentes, ofrecer información determinada, etc.
- Limpieza. Fundamental para que tanto el lugar donde se va a desarrollar el evento como los aseos estén en condiciones óptimas de higiene.
- Otros. ¿Vas a necesitar traductores, especialistas en alguna materia concreta (arte, medicina, estilismo, moda…? Si así desde la agencia han de contar con ello para buscar a los profesionales adecuados.
Por eso es tan importante contar con una agencia especializada en eventos que controle todos y cada uno de estos aspectos, ya que en definitiva, el éxito o fracaso de un evento va a depender de las personas que lo hacen realidad.
Los organizadores deben preocuparse sólo de disfrutar del evento y enfocarse en su negocio, el resto es cosa de la agencia.